7 dicas infalíveis para melhorar o seu feedback

Feedback é fundamental para o desenvolvimento humano. Dar bons feedbacks é também uma habilidade que diferencia bons líderes. Conheça 7 dicas infalíveis para oferecer o melhor feedback para sua equipe.

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Qual o papel do feedback?

O feedback ‘formal’ é um processo de avaliação de desempenho dos funcionários normalmente realizado pelo gestor direto de cada um. Para muitas empresas, o feedback é inclusive utilizado para cálculo de remunerações variáveis, bem como decidir promoções e premiações. O feedback é, portanto, uma ferramenta essencial para o sucesso de uma empresa e da sua equipe de trabalho.

Entretanto, o feedback é uma ‘ferramenta’ que vai muito além de seu aspecto ‘formal’ e que, cada vez mais, é vista como vital para a manutenção de uma equipe de trabalho coesa e motivada.

Assim em uma perspectiva ampliada, podemos dizer que o Feedback é todo e qualquer retorno de como o funcionário está trabalhando e de que maneira ele pode melhorar. É, portanto, um trabalho constante de atualização da percepção de qualidade do trabalho.

O que diferencia um bom feedback?

Um bom feedback, por mais completo e bem desenhado dentro do processo de avaliação de desempenho, depende de uma pessoa-chave: o gestor. Então, é esse Líder o grande responsável pela execução dessa prática.

E, para ter êxito nessa empreitada, o  gestor deve ser capaz de unir a frieza da avaliação com uma capacidade muito grande de comunicação e empatia, capaz de envolver o funcionário em um momento tão delicado para ambos.

Pensando nisso, separei 7 dicas infalíveis que eu uso nas minhas avaliações e que certamente vão contribuir para a melhora do seu feedback. Para ilustrar, vou usar como exemplo em alguns itens, um coordenador comercial responsável pela gestão da equipe de vendas de uma loja de roupas. Vamos nessa?

1. Tenha metas claras

Para feedbacks, temos basicamente 2 grupos de informações a serem transmitidas: as objetivas e as subjetivas. As objetivas são aquelas que podem ser facilmente medidas quantitativamente. Por exemplo, no caso da equipe de vendas, aspectos como meta de vendas, ticket médio e satisfação com o atendimento podem ser medidas com facilidade. Já as metas subjetivas são aquelas que não necessariamente conseguem ser calculadas, mas impactam diretamente o trabalho.

Vamos imaginar que um determinado cliente tenha visto uma matéria depreciativa à marca da empresa e comenta com o vendedor. Ao gestor, cabe orientar, nestes casos isolados, o que é aconselhável fazer, usando de sua experiência como lastro. Do ponto de vista do funcionário, ao se ver amparado, tanto por metas quanto por orientações claras, aumenta a sua segurança sobre o que ele é capaz de entregar e como ele será avaliado. Assim, quanto maior e mais direta for a comunicação e os papéis de cada um, melhor será o seu feedback.

2. Crie uma cultura de feedbacks

Como mencionado anteriormente, há, de maneira resumida, 2 tipos de feedbacks: um tipo formal, que resume um período mais longo de avaliação (geralmente anual ou semestral) e que envolve regras mais rígidas de acompanhamento e registro; e um tipo informal, que pode ser feito em intervalos de acordo com a sensibilidade do gestor. Ambos, no entanto, devem ser feitos em locais adequados, a depender do conteúdo a ser abordado.

Em muitos casos, no entanto, o gestor ignora os feedbacks informais, a serem feitos mais frequentemente. É comum, infelizmente, os funcionários ficarem no escuro, sem saber ao certo se estão melhorando ou não o seu desempenho. Isto mina a confiança do funcionário, e faz com que o retorno formal obrigatório seja uma surpresa por completo. Aqui, é importante, ressaltar, cabe ao gestor procurar o funcionário quando achar necessário, não o contrário. Por mais que seja valioso termos um funcionário pró-ativo, é mais valioso ainda para o grupo, e consequentemente para a empresa, ter um gestor pró-ativo.

Procure, portanto, fazer atualizações constantes para que o seu funcionário possa perceber que a trajetória dele é feita por etapas. Adicionalmente, você será percebido como um gestor que efetivamente se preocupa com o desenvolvimento de sua equipe. Alguém por quem a equipe apoia e veste a camisa.

3. Para feedbacks em grupo, apenas assuntos de grupo

Na minha carreira, presenciei inúmeros casos em que um gestor escolheu fazer o feedback em grupo. Invariavelmente, o clima na equipe ficou ruim, gerou barulho e um efeito contrário ao esperado: o desempenho caiu. Isto acontece porque em grupo devem ser tratados apenas assuntos relacionados ao grupo ou casos de reconhecimento. Retomando o exemplo da equipe de vendas, pode ser usado um feedback em grupo para comunicar sobre o cumprimento de meta da equipe, ou para elogiar uma determinada vendedora que tem tido um desempenhado muito acima do esperado.

O cuidado é para que não se exponha publicamente um funcionário. Ao apontar erros individuais perante o grupo, todos se sentem ameaçados de alguma forma. Assim, a equipe tenderá a adotar uma postura mais reativa, preparando-se para situações desconfortáveis. Desta maneira, se você tem algo que precisa ser conversado com alguém, procure fazê-lo individualmente.

4. Organize previamente as informações

Não tem muito jeito. O processo de feedback formal coincide com um dos períodos mais atribulados de uma empresa: o fechamento. Você como gestor sabe bem a correria que significa colocar a casa toda em ordem nesta época. Assim, algumas atividades, infelizmente, acabam sendo deixadas de lado. E uma das mais esquecidas é justamente o feedback.

Para o funcionário, a reunião de feedback formal é momento de nervosismo e insegurança. Cabe a você, como gestor, atuar para mitigar estas sensações. Em geral, bastam duas ações para melhorar a experiência deste momento. A primeira é a sua preparação para esse momento, tendo clareza do que é importante destacar e a segunda é iniciar sempre destacando os pontos positivos daquela pessoa, assim, você quebrará qualquer resistência ao que está por vir.

Para cada avaliado, você deve saber de cor os detalhes da avaliação e os critérios utilizados. O ideal, logo, é ter estudado a trajetória dele até aquele momento. Esta postura causará a segurança necessária no funcionário de que o feedback é tão importante para você quanto é para ele.

5. Prepare-se emocionalmente para o feedback

Eventualmente, reuniões de feedback podem tomar rumos absolutamente inesperados. Por exemplo, alguém pode não concordar veementemente do que foi exposto e reagir de forma agressiva. Ou então, a maneira que você falou certo tópico mais sensível criou um mal-estar no encontro. Em muitos casos, isto ocorre quando o gestor opta por fazer o feedback da maneira com todos os membros da equipe. Fato é que a rigidez do trato provoca reações imprevisíveis.

Assim, trabalhar a inteligência emocional é essencial para que você saiba lidar com situações de conflito de maneira assertiva.

Procure entender qual o melhor ambiente para o feedback. Ao mesmo tempo, escolha as palavras e a abordagem de acordo com cada pessoa. Cada um responde de maneira diferente a estímulos distintos. Cabe a você captar aquele que mais se encaixa no perfil do funcionário e usá-lo adequadamente. Quando você estuda cenários e age para construir um ambiente mais colaborativo, as sessões de feedback tendem a ser mais produtivas.

6. Coloque-se como instrumento de melhora

Nem só de ponto positivos são feitos os feedbacks. Certamente você terá uma lista de itens a serem melhorados. É hora, então, de você atuar como guia do crescimento de seu funcionário. Trabalhe a escuta ativa. Pergunte ao seu funcionário o que ele acha que pode ser melhorado para que seu trabalho renda mais. Adicionalmente, pergunte o que você, gestor, pode fazer para ele produza mais.

Coloque-se, pois, como instrumento de melhora do desempenho de sua equipe. Seja um facilitador do desenvolvimento de cada um de seus funcionários.

7. Desafie as pessoas a entrarem em ação após o feedback

Um feedback efetivo é aquele que contribui para o crescimento profissional do avaliado. Para que isto ocorra, um retorno de desempenho não deve ser um ponto único. Ele deve estar diretamente conectado ao próximo feedback e a um plano de atuação para cada funcionário.

Desta maneira, busque, caso a caso, montar uma estratégia para reversão de pontos de melhoria e para fortalecimento de pontos positivos. Estes itens devem pautar os próximos feedbacks, criando uma linha uniforme de crescimento.

Como você faz seus feedbacks?

Vimos neste artigo 7 dicas infalíveis para você melhorar o seu feedback. Agora é hora de você transformar ideias em ação. Recomento, então, que você procure responder às seguintes perguntas, uma para cada dica, para que assim possa mapear seu próprio processo e entender como melhorá-lo. São elas:

  1. Comunico com clareza as metas individuais e coletivas?
  2. Faço feedbacks constates e em locais adequados?
  3. Costumo dar feedbacks coletivos? Em quais situações?
  4. Conheço cada caso e me preparo de maneira focada para os feedbacks?
  5. Dedico uma parte do meu tempo a trabalhar minha inteligência emocional para lidar com este momento?
  6. Apresento-me como instrumento que contribui para a melhora do desempenho da minha equipe?
  7. Levo as pessoas a agir a partir dos meus feedbacks?

Estes questionamentos, sem sombra de dúvida, vão ser um guia valioso para que seu processo de feedback fique continuamente melhor. E não se esqueça de compartilhar os resultados com a gente, contando também como você faz o seu feedback e quais os resultados que tem alcançado. Queremos muito fazer parte de sua trajetória.

A Como Fazer Coaching

Por fim, eu, Flávio Lettieri, tenho um convite pra você. Nestes meus mais de 25 anos de carreira em que tive a chance de desenvolver mais de 50.000 pessoas, eu pude ver na prática como o Coaching é uma ferramenta poderosa, que efetivamente transforma vidas, inclusive quando usada na gestão de pessoas. Com base nessa experiência, idealizei o programa Como Fazer Coaching. Tenho muito orgulho de poder dizer que com o auxílio de profissionais gabaritados, desenvolvi a melhor e mais completa Formação em Coaching do mercado. Ademais, ela foi feita para se adaptar à sua agenda atribulada. Isso quer dizer que aqui você é o gestor do seu tempo.

Fale com a gente para ter mais informações. Embarque comigo numa experiência transformadora e aprenda Como Fazer Coaching! A sua hora de ser Coach começa agora mesmo!

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Um carinhoso abraço,

Flavio Lettieri e Equipe Como Fazer Coaching

 

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